Prelucrarea datelor personale

REGULAMENT CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

S.C. OFTACONSULT S.R.L.

   Conform cerinţelor Regulamentului UE nr. 2016/679 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, modificată şi completată, şi a Legii nr. 102/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, S.C. OFTACONSULT S.R.L., în calitate de operator date cu caracter personal, are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale furnizate de client, un membru de familie al acestuia ori de terţi.

 S.C. OFTACONSULT S.R.L. se obligă ca datele cu caracter personal vor fi:

• prelucrate cu bună credinţă şi în conformitate cu dispoziţiile legale;

• colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime;

• adecvate, pertinente şi neexcesive, prin raportare la scopul în care sunt colectate şi ulterior prelucrate;

• exacte şi actualizate; datele inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate şi respectiv prelucrate vor fi şterse sau rectificate;

• stocate într-o formă care să permită identificarea persoanei vizate strict pe perioada necesară realizării scopurilor în care datele sunt colectate şi prelucrate.

Se vor avea în vedere semnificațiile următorilor termeni:

• “Legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor cu caracter personal” înseamnă Regulamentul UE 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și toate celelalte acte normative care au impact asupra prelucrării datelor cu caracter personal;

• “Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, e-mail , sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

• “Date privind sanatatea” înseamnă date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistenţă medicală, care dezvăluie informaţii despre starea de sănătate a acesteia;

• “Prelucrarea datelor”sau „prelucrarea datelor cu caracter personal” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

• “Operator de date cu caracter personal” înseamnă persoana fizică sau juridică, care singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;

• “Operatori asociati” înseamnă partenerii contractuali, persoana fizică sau juridică, care impreuna stabilesc scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;

• “Persoana vizata” înseamnă persoana fizică la care se refera datele;

• “Parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;

• “Responsabil cu protectia datelor cu caracter personal”” înseamnă persoana desemnata sa supravegheze, sa monitorizeze si sa asigure prelucrarea datelor cu caracter personal in conformitate cu legislatia in vigoare in materie de prelucrare a datelor cu caracter personal;

• „Incălcarea securității datelor cu caracter personal” înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea. Constatarea acestei stari de fapt, reprezinta in fapt constarea unui “Incident de securitate” sau “Incidentul”;

Termenii utilizaţi în prezentul regulament vor fi interpretaţi în sensul conferit de către Regulamentul 2016/679.

1. Datele prelucrate

S.C. OFTACONSULT S.R.L va prelucra următoarele date cu caracter personal:

• numele şi prenumele

• cod numeric personal

• seria si numarul cartii de identitate

• telefon/fax

• adresa sau reşedinţa

• starea civila

• naționalitatea/cetăţenia

• starea sanatatii

• formare profesionala-diplome-studii

• date despre persoane aflate in intretinere sau membrii ai familiei (dupa caz)

• imagine (dupa caz),

• informatii bancare (dupa caz),

• date de localizare georeferintiata (dupa caz),

• date din permisul de conducere

• locul de munca

• profesie

• cazier judiciar

• adresa de e-mail

• semnatura

Prelucrările de date cu caracter personal se efectuează numai dacă persoana vizată şi-a dat consimţământul, în mod expres şi neechivoc, pentru acea prelucrare.

2. Consimţământul

Consimţământul trebuie acordat printr-o manifestare liber exprimată, specifică, în cunoştinţă de cauză şi clară a acordului persoanei vizate pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal. Consimţământul trebuie să vizeze toate activităţile de prelucrare efectuate în acelaşi scop sau în aceleaşi scopuri. Dacă prelucrarea datelor se face în mai multe scopuri, consimţământul ar trebui dat pentru toate scopurile prelucrării.

În ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal ale unui copil sub vârsta de 16 ani, respectiva prelucrare este legală numai dacă şi în măsura în care consimţământul este acordat sau autorizat de titularul răspunderii părinteşti asupra copilului.

 Consimţământul nu este necesar în următoarele cazuri:

• când prelucrarea este necesară în vederea executării unui contract sau antecontract la care persoana vizată este parte ori în vederea luării unor măsuri, la cererea acesteia, înaintea încheierii unui contract sau antecontract;

• când prelucrarea este necesară în vederea protejării vieţii, integrităţii fizice sau sănătăţii persoanei vizate ori a unei alte persoane ameninţate;

• când prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale a operatorului;

• când prelucrarea este necesară în vederea aducerii la îndeplinire a unor măsuri de interes public sau care vizează exercitarea prerogativelor de autoritate publică cu care este investit operatorul sau terţul căruia îi sunt dezvăluite datele;

• când prelucrarea este necesară în vederea realizării unui interes legitim al operatorului sau terţului căruia îi sunt dezvăluite datele cu condiţia ca acest interes să nu prejudicieze interesul sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale persoanei vizate;

• când prelucrarea priveşte datele obţinute din documente accesibile publicului, conform legii;

• când prelucrarea este făcută exclusiv în scopuri statistice, de cercetare istorică sau ştiinţifică, iar datele rămân anonime pe toată durata prelucrării.

Autorităţile publice cărora li se comunică date în cadrul unei competenţe speciale de anchetă nu vor fi considerate destinatari şi în consecinţă, nu va fi necesar consimţământul persoanei vizate (de ex.: datele personale solicitate de instanţele de judecată, procurori, organe de urmărire penală, dacă sunt necesare desfăşurării unei anchete).

3. Garanţii

Conform Regulamentul UE nr. 2016/679 , orice persoană vizată beneficiază de dreptul de a fi informat, dreptul de acces, de intervenţie asupra datelor, dreptul de opoziție, dreptul de a nu fi supus unei decizii automate individuale, dreptul de-și retrage consimțământul acordat în orice moment și în mod gratuit şi dreptul de a se adresa justiţiei. Totodată, se garantează respectarea dreptului de opoziţie la prelucrarea datelor personale care  privesc persoana vizata şi de a solicita ştergerea datelor, cu excepţia datelor a căror prelucrare are caracter obligatoriu, respectiv prelucrări efectuate de serviciile financiare şi fiscale, de poliţie, justiţie, securitate socială.

  Pentru exercitarea acestor drepturi, persoanele vizate se pot adresa către conducerea S.C. OFTACONSULT S.R.L cu o cerere scrisă, datată şi semnată.

4. Informarea

S.C. OFTACONSULT S.R.L., în calitate de operator de date cu caracter personal, ii revin următoarele obligaţii de informare:

• În cazul în care datele cu caracter personal sunt obţinute direct de la persoana vizată, cu excepţia cazului în care această persoană posedă deja informaţiile respective, operatorul ii va aduce la cunoştinţă:

• identitatea operatorului şi a reprezentantului acestuia, dacă este cazul;

• scopul în care se face prelucrarea datelor;

• informaţii suplimentare, precum: destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; dacă furnizarea tuturor datelor cerute este obligatorie şi consecinţele refuzului de a le furniza; existenţa drepturilor prevăzute de prezenta lege pentru persoana vizată, în special a dreptului de acces, de intervenţie asupra datelor şi de opoziţie, precum şi condiţiile în care pot fi exercitate;

• orice alte informaţii a căror furnizare este impusă prin dispoziţie a autorităţii de supraveghere, ţinând seama de specificul prelucrării.

• În cazul în care datele nu sunt obţinute direct de la persoana vizată, în momentul colectării datelor sau, dacă se intenţionează dezvăluirea acestora către terţi, cel mai târziu până în momentul primei dezvăluiri, operatorul este obligat să furnizeze persoanei vizate cel puţin următoarele informaţii, cu excepţia cazului în care persoana vizată posedă deja informaţiile respective:

• identitatea operatorului şi a reprezentantului acestuia, dacă este cazul;

• scopul în care se face prelucrarea datelor;

• informaţii suplimentare, precum: categoriile de date vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existenţa drepturilor prevăzute de prezenta lege pentru persoana vizată, în special a dreptului de acces, de intervenţie asupra datelor şi de opoziţie, precum şi condiţiile în care pot fi exercitate;

• orice alte informaţii a căror furnizare este impusă prin dispoziţie a autorităţii de supraveghere, ţinând seama de specificul prelucrării.

5. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Scopul colectării datelor este îndeplinirea obiectului de activitate al societăţii, respectiv activitati de asistenta medicala specilizata. Datele personale solicitate sunt folosite pentru a putea asigura o bună funcționalitate a serviciul de programări/fișe medicale/consultații Furnizarea acestor date, necesare în vederea asigurării acurateţii informaţiilor şi conţinutului documentelor întocmite în exercitarea activităţii societăţii noastre, constituie o obligaţie a clientului.

Informaţiile înregistrate sunt destinate utilizării de către operator şi sunt comunicate numai următorilor destinatari: persoanei vizate, reprezentanti legali ai persoanei vizate, parteneri contractuali ai operatorului. Datele cu caracter personal si datele privind sănătatea sunt prelucrate împreuna cu terţi colaboratori (serviciu externalizat de mentananţă pentru software-urile şi hardware-urile utilizate, CNAS, asiguratori privati de sănătate, medici-colaboratori, colaboratori pentru alte servicii externalizate) în baza unor acorduri si informari scrise în care se respectă exigențele impuse de legislația în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal, în special privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal, a cărui aplicabilitate va începe la data de 25.05.2018;

Deasemenea, datele cu caracter personal şi datele privind sănătatea sunt prelucrate pentru statistică interna, în scopuri de marketing şi în vederea arhivării.

6. Încheierea operaţiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal

Datele prelucrate vor fi stocate, conform Regulamentului UE nr. 2016/679, pe durata necesară realizării scopurilor în vederea cărora au fost colectate şi ulterior prelucrate.

Aceasta poate fi, după caz:

• durata valabilităţii contractului încheiat cu persoana vizată pentru furnizarea serviciilor operatorului şi pentru perioada de arhivare a acestora, stabilită prin acte normative;

• perioada necesară colectării datelor/recuperării creanţelor;

În ceea ce priveşte ştergerea, distrugerea şi arhivarea, procedura internă şi modalităţile de realizare a acestor operaţiuni, se stabilesc de către fiecare operator, cu excepţia procedurii care se desfăşoară potrivit prevederilor legale privind arhivele naţionale. SC OFTACONSULT SRL, datorită activităţii pe care o desfăşoară, este obligată, în baza unor dispoziţii legale speciale, să păstreze datele o anumită perioadă de timp, în funcţie de tipul datelor.

 În cazul transferului datelor către alt operator, este necesar ca operatorul iniţial să garanteze că prelucrările efectuate de terţ au scopuri similare cu prelucrarea iniţială. În acest caz, societatea noastră este obligată ca, în momentul colectării datelor sau, dacă se intenţionează dezvăluirea acestora către terţi, cel mai târziu până în momentul primei dezvăluiri, să furnizeze persoanei vizate, informaţiile prevăzute conform Regulamentului UE nr. 2016/679.

7. Măsuri luate pentru asigurarea securităţii prelucrării

SC OFTACONSULT SRL ia toate măsurile tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii ilegale, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat.

1. Utilizatorii care au acces la baza de date a informatiilor cu caracter personal acceaza baza de date cu propriul nume de cont si parola (dupa 5 introduceri gresite a parolei contul se blocheaza). Toti utilizatorii sunt obligaţi sa păstreze confidenţialitatea datelor la care au acces, iar la fiecare terminare de sesiune in baza de date vor inchide sesiunea . In cazul in care unul sau mai multi utilizatori sunt revocati din diverse motive conturile de acces se suspenda automat.

2. Utilizatorii acceseaza datele cu caracter personal numai pentru indeplinirea atributiilor de serviciu;

3. Orice operatiune de colectare si/sau modificare a datelor cu caracter personal de catre utilizatori sunt inregistrate permanent (se inregistreaza utilizatorul, data, ora si tipul modificarii); de asemenea sunt inregistrate si toate logarile si delogarile tuturor utilizatorilor la baza de date;

4. La intervale de timp (24 ore) se efectueaza o copie de siguranta a bazei de date, atat pe servere proprii, cat si pe servere externalizate;

5. Computerele de la care se acceseaza baza de date a informatiilor cu caracter personal au implementate solutii de protectie antivirus, antispam si firewall updatate la zi.

6. Imprimarea datelor cu caracter personal se realizeaza numai de catre utilizatorii autorizati pt aceasta operatiune si numai in scopuri de buna desfasurare a activitatii curente.

Utilizatorii au următoarele obligaţii specifice:

1. a) să cunoască şi să aplice prevederile actelor normative din domeniul prelucrării datelor cu caracter personal precum şi ale prezentei proceduri;

2. b) să informeze persoana vizată atunci când datele cu caracter personal sunt colectate direct de la aceasta, în condiţiile legii, cu privire la: identitatea operatorului, scopul în care se face prelucrarea datelor, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, obligativitatea furnizării tuturor datelor cerute şi consecinţele refuzului de a le pune la dispoziţie, drepturile prevăzute de lege, în special drepturile de acces, de intervenţie asupra datelor şi de opoziţie, condiţiile în care pot fi exercitate aceste drepturi;

3. c) să prelucreze numai datele cu caracter personal necesare îndeplinirii atribuţiilor de serviciu şi să acorde sprijin conducătorului operatorului pentru realizarea activităţilor specifice ale acestuia;

4. d) să păstreze confidenţialitatea datelor prelucrate, a contului de utilizator, a parolei/codului de acces la sistemele informatice/ baze de date prin care sunt gestionate date cu caracter personal;

5. e) să respecte măsurile de securitate, precum şi celelalte reguli stabilite de operator;

6. f) să informeze de îndată conducerea instituţiei despre împrejurări de natură a conduce la o diseminare neautorizată de date cu caracter personal sau despre o situaţie în care au fost accesate/ prelucrate date cu caracter personal prin încălcarea normelor legale, despre care a luat la cunoştinţă.

8. Dreptul de acces

Orice persoană vizată are dreptul de a obţine de la SC OFTACONSULT SRL, la cerere şi în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc sunt sau nu sunt prelucrate de acesta. SC OFTACONSULT SRL este obligat, în situaţia în care prelucrează date cu caracter personal care privesc solicitantul, să comunice acestuia, împreună cu confirmarea, cel puţin următoarele:

a)informaţii referitoare la scopurile prelucrării, categoriile de date avute în vedere şi destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le sunt dezvăluite datele;

b)comunicarea într-o formă inteligibilă a datelor care fac obiectul prelucrării, precum şi a oricărei informaţii disponibile cu privire la originea datelor;

c)informaţii asupra principiilor de funcţionare a mecanismului prin care se efectuează orice prelucrare automată a datelor care vizează persoana respectivă;

d)informaţii privind existenţa dreptului de intervenţie asupra datelor şi a dreptului de opoziţie, precum şi condiţiile în care pot fi exercitate;

Persoana vizată poate solicita de la SC OFTACONSULT SRL informaţiile printr-o cerere întocmită în formă scrisă, datată şi semnată.

În cerere, solicitantul poate arăta dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondenţă care să asigure că predarea i se va face numai personal.

SC OFTACONSULT SRL este obligat să comunice informaţiile solicitate, în termen de 30 zile de la data primirii şi înregistrării cererii.

9. Dreptul de intervenţie asupra datelor

Orice persoană vizată are dreptul de a obţine de la SC OFTACONSULT SRL, la cerere şi în mod gratuit:

1. a) rectificarea, actualizarea, blocarea sau ştergerea datelor a căror prelucrare nu este conformă prezentei legi, în special a datelor incomplete sau inexacte;

2. b) transformarea în date anonime a datelor a căror prelucrare nu este conformă Regulamentului UE nr. 2016/679.

Pentru intervenţia asupra datelor persoana vizată va înainta S.C. OFTACONSULT S.R.L. o cerere întocmită în formă scrisă, datată şi semnată. În cerere solicitantul poate arăta dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondenţă care să asigure că predarea i se va face numai personal.

SC OFTACONSULT SRL este obligat să comunice măsurile referitoare la persoana vizată, în termen de 30 zile de la data primirii şi înregistrării cererii.

10. Dreptul de opoziţie

Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi legitime legate de situaţia sa particulară, ca date care o vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepţia cazurilor în care există dispoziţii legale contrare. În caz de opoziţie justificată prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză.

Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment, în mod gratuit şi fără nici o justificare, ca datele care o vizează să fie prelucrate în scop de marketing direct, în numele operatorului sau al unui terţ, sau să fie dezvăluite unor terţi într-un asemenea scop.

În vederea exercitării drepturilor persoana vizată va înainta S.C. OFTACONSULT S.R.L o cerere întocmită în formă scrisă, datată şi semnată. În cerere solicitantul poate arăta dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondenţă care să asigure că predarea i se va face numai personal.

S.C. OFTACONSULT S.R.L. este obligat să comunice persoanei vizate măsurile luate în termen de 30 zile de la data primirii şi înregistrării cererii, cu respectarea eventualei opţiuni a solicitantului.

S.C. OFTACONSULT S.R.L.

DATE DE CONTACT

Email: